DƯƠNG THÚY HƯƠNG, BS., Phó GĐ Thư viện ĐH Khoa học Tự nhiên
Tài liệu sắp xếp trong thư viện phải được dễ dàng tìm thấy bất cứ lúc nào để cung cấp thông tin khi độc giả cần. Những phương pháp tối ưu mà cán bộ thư viện cần phải thực hiện để đáp ứng yêu cầu trên bao gồm:
Công việc ghi chép những dữ liệu cần thiết nhằm giúp cho độc giả tìm thấy thông tin khi cần được gọi là kiểm soát thư mục. Một phần quan trọng trong công tác này được gọi là biên mục.
Hầu hết những phương pháp kiểm soát thư mục nêu ở trên đòi hỏi tạo nên những biểu ghi thư mục
Một biểu ghi thư mục là một tiểu dẫn trên phiếu mục lục, trang giấy in, vi phẩm, dạng máy đọc được (MARC), hay những dạng khác chứa thông tin thư mục về một tài liệu đã cho. Tài liệu có thể là sách, ấn phẩm liên tục, CD-ROM, cơ sở dữ liệu trực tuyến.
Một biểu ghi thư mục thường chứa
Sự mô tả chính xác giúp độc giả quyết định chọn tài liệu nào theo yêu cầu hoặc chứa thông tin họ cần. Nội dung có thể được mô tả bằng những từ lấy trong tài liệu (từ khóa) hay trong những danh sách chuyên biệt (thesaurus và danh sách tiêu đề đề mục), và/hay số phân loại. Điểm truy cập giúp tìm thông tin về những tài liệu cụ thể. Thông tin định vị giúp xác định vị trí vật lý của tài liệu.
Vì nhu cầu liên thông thư viện để trao đổi và chia sẻ thông tin trong thời đại bùng nổ thông tin, vấn đề chuẩn hóa biểu ghi thư mục đã được đặt ra.
Trong nhiều thập niên qua, các thư viện trên thế giới đã tiến hành chuẩn hóa biểu ghi thư mục, đặc biệt là biểu ghi mục lục. Ngày nay sự chuẩn hóa gần như là trên phạm vi toàn cầu. Tất cả những tiêu chuẩn được trình bày trong bài này đều tuân theo sự chuẩn hóa chung hiện nay.
Những thành phần của biểu ghi thư mục
Một biểu ghi thư mục chứa nhiều thành phần, chẳng hạn như là tác giả, nhan đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, vv.. Những thành phần này xác định tài liệu và mỗi loại hay hình thức tài liệu có số thành phần khác nhau.
Hầu hết sưu tập trong thư viện gồm những hình thức: ấn phẩm rời, ấn phẩm liên tục, tài liệu thính thị, bản viết tay, tranh ảnh và tập tin máy tính, vv.
Một biểu ghi phiếu mục lục của ấn
phẩm rời
576.648 2
IZ-V Izainxki, V. P.
Hướng dẫn nghiên cứu bệnh vi khuẩn thực vật / Hà Minh Trung và Nguyễn Văn Hành dịch. - Hà nội : Nông nghiệp, 1968. 260tr., 21cm.
1. Thực vật học. 2. Nông nghiệp, Vi
khuẩn. I. Hà Minh Trung. II. Nguyễn Văn Hành. III. Nhan
đề
|
Một biểu ghi mục lục sách của ấn phẩm liên tục
410
Ngôn ngữ và đời sống. Tập 57, số 7 (Tháng 7 - 2000)-
. - Hà nội : Hội Ngôn ngữ học Việt nam, 2000- . - 40tr. :
tranh ảnh; 25cm.
ISSN 0868-3409 = Ngôn ngữ và đời sống.
Hàng tháng
Đề mục: Ngôn ngữ học -- Tạp chí.
Tiểu dẫn thêm: Hội Ngôn ngữ học (Việt nam)
Một biểu ghi mục lục trực tuyến của ấn phẩm rời
NHAN ĐỀ Cơ sở Sinh thái học
TÁC GIẢ Dương Hữu Thời, 1912-1989
XUẦT BẢN Hà nội : ĐHQG Hà nội, 1998
ISBN/ISSN
MÔ TẢ HÌNH THỨC 347 tr. : biểu đồ; 19 cm.
ĐỀ MỤC Sinh thái học
KÝ HIỆU 577.01 DU-T
Biên mục là sự chuẩn bị về thông tin thư mục cho các biểu ghi mục lục. Biên mục viên sử dụng một bộ "dụng cụ" biên mục, đó là những quy tắc và tiêu chuẩn được quốc tế thỏa thuận.
Công tác biên mục gồm có:
Biên Mục Mô Tả mô tả một tài liệu, xác định điểm truy cập, dùng Bộ Quy Tắc Biên Mục khối Anh-Mỹ (Anglo-American Cataloguing Rules) dựa vào quy tắc mô tả ISBD (International Standard Bibliographic Description) do Hiệp hội Thư viện thế giới IFLA ấn hành.
Biên Mục Đề Mục xác định các tiêu đề đề mục cho một tài liệu, nó tiêu biểu đề tài hay những đề tài của một tác phẩm bằng những từ hay những cụm từ, dùng bộ Tiêu đề Đề mục của Thư viện Quốc Hội Hoa Kỳ (Library of Congress Subject Headings) cho thư viện lớn và Sear List of Subject Headings cho thư viện nhỏ.
Phân Loại xác định một con số sắp loại cho một tài liệu, nó tiêu biểu cho đề tài bằng một con số và những chữ, dùng bảng phân loại của Thư Viện Quốc Hội Hoa Kỳ (Library of Congress Classification) cho thư viện lớn hơn 1.000.000 ấn bản và Bảng Phân Loại Thập Phân Dewey (Dewey Decimal Classcification) cho thư viện trung bình và nhỏ.
Cataloging and Classification: An Introduction / Lois Mai Chan. - 2nd edition. - New York: McGraw-Hill, Inc., 1994
Learn Basic Library Skill / Elaine Anderson, Mary Gosling, andø Mary Mortimer. - Canbera: DocMatrix Pty Ltd, 1998