KHO SÁCH THƯ VIỆN TỪ "ĐÓNG" ĐẾN "MỞ"

   Thành công của một sự việc hay một lãnh vực nào đó luôn có sự thúc đẩy và phụ trợ của rất nhiều yếu tố khác nhau, những yếu tố này làm thành động cơ, chất xúc tác cũng như tạo điều kiện để dẫn đến kết quả mà ta mong muốn. Hoạt động thư viện cũng là một lãnh vực khoa học, do đó không thể ngoại lệ.

Đánh giá hiệu quả của một thư viện, người ta thường dựa vào số lượt độc giả nhiều hay ít, số vòng quay của sách tăng hay giảm,... nhưng có biết đâu để đạt được những điều tưởng chừng đơn giản này, biết bao nhiêu chất xám, công sức và thời gian của con người được đầu tư vào đó. Có thể nói thư viện thật sự phát triển khi máy in ra đời, đó cũng chính là lúc con người xác định được vai trò của sách đối với đời sống, chẳng những góp phần nâng cao nhận thức của con người mà còn thúc đẩy sự phát triển của khoa học kỹ thuật đưa đến một xã hội ngày càng văn minh tiến bộ.

Xuất phát từ những quan điểm trên, thư viện ngày xưa thật sự là một "Viện bảo tàng tri thức", là nơi giữ gìn và lưu truyền hậu thế những kiệt tác của cha ông. Kho sách này chỉ phục vụ cho một tầng lớp nhất định trong xã hội. Càng về sau, do sự tiến bộ của xã hội, nhận thức của con người có thay đổi nên thư viện đã mở cửa cho mọi giai tầng trong xã hội. Bất cứ ai đọc được chữ đều có quyền thưởng thức những tác phẩm trong thư viện. Phổ biến vẫn là những kho chứa sách và người đọc phải qua trung gian là người giữ sách mà ta quen gọi là thủ thư, đó chính là thư viện với hình thức kho đóng.

Vấn đề chúng ta sẽ bàn ở đây chính là sự phát triển của kho sách từ "đóng" đến "mở" để thấy rõ hơn hiệu quả của mỗi loại hình phục vụ nhằm chọn cho mình một phương pháp tối ưu. Kho đóng đã có một quá trình lâu dài trong lịch sử thư viện, nó có một vai trò nhất định trong thành quả của sự phát triển của ngành thư viện trên phạm vi toàn cầu. Tổ chức kho là một hoạt động nghiệp vụ liên quan mật thiết với công tác phục vụ trong một thư viện, mỗi một cách tổ chức sắp xếp đều mang tính đặc thù về những ưu khuyết điểm của nó. Qua thực tế cho thấy kho đóng có khá nhiều ưu điểm:

• Phù hợp với thư viện có số lượng sách lớn.

• Thích ứng cho những thư viện có chức năng chính là lưu trữ.

• Tiết kiệm được không gian, phát triển kho đúng kế hoạch đã định.

• Bảo quản được sách, hạn chế hư hao mất mát.

Phục vụ độc giả và kỹ thuật nghiệp vụ là hai hoạt động song phương của công tác thư viện. Phục vụ giúp ta nắm bắt yêu cầu độc giả làm nảy sinh những sáng kiến, cải tiến hoặc học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ,... ngược lại, chính kỹ thuật nghiệp vụ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để phục vụ đạt hiệu quả hơn. Một cuốn sách sau khi được bổ sung vào thư viện sẽ qua một quá trình xử lý kỹ thuật như sau: Đăng ký- Phân loại- Mô tả- xếp kho đến phục vụ, trong đó còn có một động tác cực kỳ quan trong nhất là đối với loại hình kho đóng là đưa bộ phiếu mô tả của cuốn sách đó vào bộ máy tra cứu của thư viện (Hệ thống Mục lục).

Hệ thống Mục lục là bộ mặt của thư viện bởi nó phản ánh đầy đủ thông tin về sách có trong kho, do đó sắp xếp, kiểm tra và rà soát tủ phiếu là công việc hết sức cần thiết và đòi hỏi một tinh thần trách nhiệm cao của cán bộ nghiệp vụ mà cụ thể là trưởng phòng kỹ thuật nghiệp vụ- người chịu trách nhiệm chính trong khâu kỹ thuật. Kho sách thường xuyên thay đổi, chẳng hạn như thêm sách mới, sách cũ đã hư hỏng, sách thanh lý, hoặc độc giả trong quá trình tra tìm đã xé mất phiếu mô tả của một cuốn sách nào đó nhưng sách vẫn còn trong kho,... chí có kiểm tra thường xuyên chúng ta mới có thể phát hiện và chấn chính kịp thời những trường hợp trên, như thế kho sách và hệ thống mục lục mới như một, đây là nhân tố quan trọng nhất để duy trì và đẩy mạnh công tác phục vụ.

Theo thực tế hiện nay, hầu hết các thư viện đã và đang phục vụ theo hình thức kho đóng đều xem nhẹ hệ thống mục lục (HTML), thậm chí một số thư viện chỉ phục vụ theo thói quen. Đối với những thư viện có HTML thì lại chẳng bao giờ rà soát hay kiểm tra, thử vào vai một độc giả đi tìm sách trong thư viện qua HTML, bạn sẽ dễ dàng gặp phải một trường hợp tôi đã từng gặp khi còn là sinh viên:  mất thời gian tra tìm, ghi phiếu yên cầu và ngồi đợi hàng giờ đồng hồ để rồi được nhận câu trả lời từ thủ thư là cuốn sách đó không còn trong kho (có thể đã mất hoặc đã thanh lý nhưng phiếu thì vẫn tồn tại).

Xã hội không ngừng thay đổi, kéo theo hàng loạt những đổi thay trong cuộc sống của con người. Một khi đời sống vật chất đã khá đầy đủ con người sẽ quan tâm hơn đến đời sống tinh thần, trong đó sách và thư viện chiếm vai trò tối quan trọng. Vai trò Thư viện đổi thay để trở thành "Trung tâm truyền thông tri thức". Quan niệm mở đã khiến thư viện chuyển dần sang phục vụ theo hình thức kho mở, vậy kho mở có những ưu thế gì đặc biệt chăng?

Thực tế đã chứng minh hiệu suất phục vụ không ngừng tăng cao là hoàn toàn nhờ vào những yếu tố sau:

• Toàn bộ sách, báo, tạp chí, tài liệu và cả máy tính... độc giả đều có thể tiếp cận dễ dàng, tạo cho họ một cảm giác thoải mái trong lựa chọn và sử dụng. Xóa đi bức tường ngăn cách giữa kho sách và độc giả, thu hút độc giả đến với thư viện ngày càng nhiều hơn.

• Kho sách được xếp theo môn loại dựa vào số phân loại không phân biệt ngôn ngữ hay kích cỡ, độc giả có thể tự truy tìm trên hệ thống tra cứu và trực tiếp vào kho lấy sách, do đó nội dung kho sách sẽ được giới thiệu đầy đủ và khai thác tối đa.

• Với cách sắp xếp theo môn loại đã tập trung những tài liệu cùng chung một đề tài vào một nơi, đây là thuận lợi lớn nhất cho quá trình học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của độc giả.

Ngày nay, hầu như tất cả các thư viện trên thế giới đều phục vụ bằng hình thức kho mở, còn mở đến mức độ nào là tùy thuộc vào tình hình thực tế của từng thư viện. Cái chung ở đây là kho mở đòi hỏi ở người làm công tác phục vụ một số điều kiện nhất định:

• Sách nhất thiết phải xếp theo môn loại.

• Hệ thống tra cứu phải luôn luôn hoàn thiện và phản ánh đúng vị trí sách trong kho.

• Áp dụng những biện pháp cần thiết nhằm giảm thiểu những mất mát có thể xảy ra

• Nâng cao tình thần trách nhiệm của cán bộ phục vụ.

• Mục lục công vụ cũng hết sức cần thiết trong công tác quản lý kho sách cho dù thư viện đã có hệ thống tra cứu bằng máy tính.

Kho đóng và kho mở, mỗi một hình thức đều có những ưu thế đặc thù, cái này không thể phủ nhận cái kia và ngược lại cũng vậy. Điều chính yếu là ta có khai thác triệt để những ưu điểm của chúng hay không? Bên cạnh đó ta còn phải xem xét đến những yếu tố khách quan trong đó có xu hướng phát triển xã hội theo quan niệm "mở", để thấy rõ tính tất yếu của kho sách từ "đóng" đến "mở".

Ngoài ra, chúng cũng dễ dàng nhận biết: cho dù thư viện phục vụ "mở" hay "đóng" thì phục vụ và kỹ thuật nghiệp vụ  vẫn là hai mặt không thể tách rời, chúng có quan hệ hỗ tương và cùng thúc đẩy sự phát triển của hoạt động thư viện.

---